История архива района
Из истории муниципального архива
Шаблыкинского района Орловской области
Архив Шаблыкинского района Орловской области образован в 1929 году.
С 5 октября 1941 года по 13 августа 1943 года территория района была оккупирована немецко-фашистскими захватчиками, архив не функционировал.
После освобождения района, согласно решению облисполкома от 17 октября 1942 года № 787/33 «О восстановлении работы районных архивов в освобождённых районах от немецко-фашистских оккупантов» были предприняты все меры по выявлению документов в районе. Вследствие этого вновь возобновил свою деятельность районный архив.
Решением облисполкома № 349 от 28 июня 1972 года «О дальнейшем улучшении архивного дела в области» в районе был образован межведомственный архив по личному составу. В архиве по личному составу было 2 690 единиц хранения.
В соответствии с решением облисполкома от 31 октября 1989 г. № 403 «О мерах по укреплению материально-технической базы государственных и ведомственных архивов и дальнейшем развитию архивного дела в области» и постановления Главы администрации Шаблыкинского района от 18.12.1991 г. № 237 был преобразован районный государственный архив в архивный отдел администрации Шаблыкинского района.
На основании постановления главы администрации Шаблыкинского района Орловской области № 288 от 1 декабря 2009 года архивный отдел администрации Шаблыкинского района ликвидирован. Архив вошел в состав общего отдела администрации Шаблыкинского района.
В соответствии с постановлением главы администрации Шаблыкинского района № 1 от 12 января 2011 года архив вошёл в состав отдела культуры, архивного дела, молодёжной политики, ФК и спорта администрации Шаблыкинского район Орловской области.
На основании решения Шаблыкинского районного Совета народных депутатов № 312 от 25 декабря 2015 года «Об утверждении структуры администрации района» архив вошел в состав отдела культуры и архивного дела администрации Шаблыкинского района.
Муниципальный архив Шаблыкинского района подчиняется Управлению культуры и архивного дела Орловской области, администрации Шаблыкинского района Орловской области.
В муниципальном архиве Шаблыкинского района на 01.01.2019 г. хранится 228 фондов, 24 038 единиц хранения, из них 12 333 ед. хр. постоянного хранения, 10 625 ед. хр. по личному составу, 1 080 фотодокументов, отражающих историю муниципального образования. Ежегодно в архив поступает не менее 200 ед. хр. документов постоянного срока хранения. Ведется картонирование поступающих документов. В целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления архивных документов, требующих профилактической и технической обработки ежегодно проводится цикличная проверка наличия и состояния документов муниципального архива. По результатам проверки оформляются акты и листы проверок.
Список организаций источников комплектования муниципального архива Шаблыкинского района включает в себя 22 организации.
Ежегодно с ЭПК Управления культуры и архивного дела Орловской области согласовывается не менее 200 единиц постоянного срока хранения, 50 единиц хранения документов по личному составу.
В настоящее время 22 организации – источников комплектования муниципального архива имеют согласованные с ЭПК Управления культуры и архивного дела Орловской области номенклатуры дел.
На 1 января 2019 года 20 организаций – источников комплектования муниципального архива имеют согласованные с ЭПК Управления культуры и архивного дела Орловской области инструкции по делопроизводству.
На 1 января 2019 года процент упорядочения документов постоянного хранения по 2016 год в организациях района составляет 100%.
На 1 января 2019 года в организациях-источниках комплектования хранится 631 ед.хр. постоянного срока хранения, 549 ед. хр. по личному составу.
Муниципальным архивом Шаблыкинского района Орловской области ежегодно проводится не менее 4 проверок состояния хранения документов и текущего делопроизводства организации-источника комплектования.
Архивом ведется работа по заполнению централизованной базы данных «Архивный фонд». В БД «Архивный фонд» внесено 228 архивных фонда, 298 описей, 23 374 дела, 39 340 документов. В 2019 году оцифрованы и внесены в базу все описи дел постоянного хранения и по личному составу на документы, хранящиеся в муниципальном архиве.
В целях осуществления принципов общедоступности и информатизации населения сведениями архивных документов муниципальным архивом Шаблыкинского района ежегодно исполняется 600 и более запросов социально-правового характера от юридических и физических лиц, в том числе и посредством электронной связи.
В целях создания условий для развития и дальнейшего совершенствования архивного дела и создания оптимальных условий для обеспечения сохранности документов, удовлетворения информационных потребностей граждан и организаций, органов местного самоуправления Шаблыкинского района Орловской области, дальнейшего развития информационных технологий, усовершенствования обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации разработана и утверждена постановлением главы администрации района № 145 от 16 июня 2017 года муниципальная программа «Развитие архивного дела в Шаблыкинском районе Орловской области на 2018 – 2022 годы».
Отдел культуры и архивного дела расположен в здании районной администрации по адресу: ул. Ленина, д. 21, пос. Шаблыкино Шаблыкинского района Орловской области, 303260, тел. (848644) 2-13-79.
Архив расположен в здании администрации района. Помещение архива составляет 112 кв.м., площадь архивохранилища – 92 кв.м., площадь рабочей комнаты – 20 кв.м. Архивохранилище состоит из двух помещений, оборудованных смешанными стеллажами, одно из них расположено в подвале 80 кв.м, второе – на втором этаже здания 12 кв.м. Общая длина стеллажей 132 пог.м. загруженность архивохранилища 61,8%.
Штатная численность – один человек: главный специалист отдела культуры и архивного дела.
График работы: понедельник – пятница с 9.00 до 18.00, перерыв - с 13.00 до 14.00, выходные дни – суббота, воскресенье.